在英國寫正式書信的基本格式(如Cover letter、投訴信、職場正式協調信、Small claim協調信等)

面對慣老闆、惡質店家、甚至是向醫院、政府等大型組織提出疑議及抱怨等略為正式的溝通及協調書信,除了數位世代的基本配備Email之外,去一封暢達己意的正式書信仍是英國廣為使用的模式之一,有些法律程序的前奏也會建議投訴者以一封正式書信為開端(如Small Claim、職場投訴主管同事等),這裡整理了一個最基本的架構讓大家有個基本概念,開戰時讓大家底氣十足。(通常是出了問題才會寫信的,不是嗎?)

如果覺得組頭寫的還不清楚,可以任意拿一封銀行、學校、政府機構寄來的信當作參考,大概不離這個格式。

Letter format_Fotor

1. 位置偏信件右上角。地址最上面可以寫上寄件人的名字,不寫也可以。

2. 收件人如果是機構,可以選擇填寫機構名稱;如果是機構裡的某位員工,可以先寫收件人姓名,接著寫機構名及地址,例:投訴公司欠你假,收件人可以是HR主管。

3. 寄件日期記得要按照英國慣例:日/月/年,可以是寫信日也可以是寄件日,相差一兩天無所謂。

4. xxx處可寫寫稱謂+姓氏(Mrs. Johnson),或是稱謂+全名(Mrs. Emma Johnson)。

5. 主題不一定需要寫,但如果是投訴類信件最好可以寫上,並請保持簡潔有力。如該機構有規定投訴時需加入會員號碼或訂單號碼等要求,也可以寫在這裡。

6. 首段可再針對主題多詳述一些。正文開始陳述需求,並將發生事件的前後順序按照時間逐步提及,如有確切的日期也請寫出。收尾則把想要問的問題、希望對方給予回應、希望對方有哪些作為等事項寫出,並給予明確的時限(寫日期為佳),如果對方沒有作為,可依據此時限採取下一步動作。

7. 寫Yours sincerely也行,如果是要開戰用的,不用太斟酌。簽名處親筆簽或電子簽看個人喜好,用電腦打信的時候要記得留下適當的距離簽名即可。

如果覺得自己寫不容易,可以使用Citizen Advice的寫信模板,參考完範例之後,直接開始在模板上寫信,最後印出來就好。以下是幾個比較會常用到的模板:

Letter of complaint about NHS抱怨NHS

Letter to raise a grievance at work:職場抱怨信,喬假喬不到、受到不公平對待都可以使用

Consumer template letters 消費者專區,內容涵蓋買到壞掉的產品、套裝假期、電力公司等

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